LAPORAN ! apa sih laporan itu ?

PENGERTIAN LAPORAN

Laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan, pada dasarnya fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada si pelapor. Fakta yang disajikan merupakan bahan atau keterangan berdasarkan keadaan objektif yang dialami sendiri oleh si pelapor (dilihat, didengar, atau dirasakan sendiri) ketika si pelapor melakukan suatu kegiatan.

Menurut F X Soedjadi, laporan didefinisikan sebagai :

Suatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun tulisan dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang ( authority ) dan tanggung jawab ( responsibility ) yang ada antara mereka.

Laporan mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi karena dalam suatu organisasi dimana hubungan antara atasan dan bawahan merupakan bagian dari keberhasilan organisasi tersebut. Dengan adanya hubungan antara perseorangan dalam suatu organisasi baik yang berupa hubungan antara atasan dan bawahan, ataupun antara sesama anggota yang terjalin baik maka akan bisa mewujudkan suatu sistem delegation of authority dan pertanggungjawaban akan terlaksana secara efektif dan efisien dalam organisasi. Kerja sama diantara atasan bawahan bisa dilakukan, dibina melalui komunikasi baik komunikasi yang berbentuk lisan maupun tulisan (laporan). Agar laporan tersebut bisa efektif harus memiliki syarat-syarat yang perlu dipenuhi demi terbentuknya laporan yang baik maka seseorang perlu mengetahui secara baik bagaimana pembuatan format laporan yang sempurna. Sehingga dengan laporan yang terformat bagus akan bisa bermanfaat baik dalam komunikasi maupun dalam mencapai tujuan organisasi.

Laporan merupakan salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari satu pihak kepada pihak yang lain.

Jenis-jenis Laporan

Jenis laporan dapat ditentukan berdasarkan sifat dan kandungan laporan itu sendiri. Laporan terbagi menjadi dua, yaitu Laporan Lisan dan Laporan Tertulis.

1. Laporan Lisan

Laporan Lisan biasa dilakukan untuk suatu keadaan darurat yang harus segera diketahui oleh pimpinan atau pemberi tugas.
Laporan lisan juga biasa dilakukan untuk melaporkan suatu kegiatan, seperti pidato ketua panitia.

2. Laporan Tertulis

Laporan tertulis biasanya dibuat secara final dan ditujukan kepada atasan mengenai pelaksanaan tugas dan hasil-hasil yang dicapai. Laporan tertulis biasanya diketik di atas kertas HVS kuarto dan di beri sampul, lalu dibuat beberapa rangkap. Ada Jenis laporan tertulis yang biasanya dipergunakan  di dunia ilmiah atau perguruan tinggi, yaitu laporan hasil penelitian.

Contoh laporan lisan :

1. Laporan Berita
2. Laporan Langsung

Contoh laporan tertulis :

1. Laporan Tahunan
2. Laporan Khas
3. Laporan Prestasi
4. Laporan Sulit
5. Laporan Kajian
6. Laporan Penilaian
7. Laporan Aktiviti

Sebelum laporan disajikan secara lisan, laporan terlebih dahulu disusun dalam bentuk tertulis secara sistematis sehingga mudah dipahami.

TUJUAN LAPORAN

Tujuan laporan pada umumnya berkisar pada hal-hal berikut:

·         untuk mengatasi suatu masalah

·         untuk mengambil suatu keputusan yang lebih efektif

·         untuk mengetahui kemajuan dan perkembangan suatu masalah

·         untuk mengadakan pengawasan dan perbaikan

·         untuk menemukan teknik-teknik baru dan sebagainya

 Pembuat laporan harus memperhatikan sungguh-sungguh tujuan laporan ini, sehingga pengarahan, ilustrasi, dan perincian diarahkan secara tepat kepada tujuan terakhir dari laporan itu.

Tahap-tahap Dasar Pembuatan Laporan

Tahap-tahap yang harus dilakukan dalam pembuatan laporan, yaitu :

1. Tahap Persiapan
Pada tahap awal ini harus terjawab beberapa pertanyaan penting seperti hal apa yang akan dilaporkan ? Mengapa hal itu harus dilaporkan ? Kapan laporan akan disampaiakan ? Data apa yang penting, baik sebagai data utama maupun data pendukung ? Dengan terjawabnya beberapa pertanyaan ini, maka akan dapat dirumuskan secara jelas latar belakang dan masalah laporan, tujuan laporan, target waktu laporan, data yang relevanuntuk disajikan, dan sumber-sumber data.

2. Pengumpulan dan Penyajian Data
Setelah itu, langkah berikutnya adalah merencanakan pengumpulan dan penyajian data. Dalam proses pengumpulan harus selalu mengacu pada permasalahan dan tujuan yang telah ditetapkan. Data yang diperoleh dari berbagai sumber, baik sumber primer maupun sumber sekunder. Setelah dikumpulkan, kemudian data itu dikelompokkan, data mana yang menjadi bahan utama dan data pendukung atau penunjang.

3. Sistematika Laporan
Tahap berikutnya adalah menentukan bagian-bagian utama laporan atau lazim disebut sistematika laporan, kemudian sub-sub bagian laporan yang nantinya akan dijabarkan lebih lanjut dalam kalimat-kalimat.

4. Penulisan Laporan
Pada tahap penulisan laporan harus mengacu pada sistematika yang telah ditetapkan sehingga laporan tersebut dapat tersaji secara runtut, mudah dipahami, dan enak dibaca.

Penyusunan Laporan

Isi laporan hendaknya lengkap yaitu menjawab semua pertanyaan dibawah ini :

1. Apa ( What ? )

2. Mengapa ( Why ? )

3. Siapa ( Who ? )

4. Dimana ( Where ? )

5. Kapan ( When ? )

6. Bagaimana ( How ? )

Kerangka penyusunan laporan ( out line )

Urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dengan mudah dapat memahami isi laporan, seperti berikut :

I. PENDAHULUAN

Pada pendahuluan disebutkan tentang

1. Mengapa diselenggarakan kegiatan

2. Dasar hukum kegiatan

3. Apa maksud dan tujuan kegiatan diadakan

4. Ruang lingkup isi laoran

II. ISI LAPORAN

Pada bagian isi, dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan misalnya :

1. Jenis kegiatan ( lomba tingkat, pelantikan, musyawarah, dsb )

2. Tempat dan waktu pelaksanaan kegiatan

3. Petugas pelaksana kegiatan

4. Persiapan dan rencana kegiatan

5. Peserta kegiatan

6. Pelaksanaan kegiatan ( menurut bidangnya, waktu pelaksanaannya, urutan fakta-faktanya )

7. Sarana dan alat kegiatan

8. Kesulitan dan hambatan yang dihadapi

9. Hasil yang dicapai

10. Kesimpulan dan saran penyempurnaan di kegiatan yang akan datang.

III. PENUTUP

Pada bagian ini ditulis ucapan terima kasih kepada yang membantu kegiatan dan permintaan maaf atas kekurangan yang terjadi

IV. LAMPIRAN

Pada lampiran dapat juga dilampirkan :

1. Photo-photo kegiatan

2. Tanda bukti, kwitansi dsb

3. Surat – surat keterangan, surat jalan, dsb.

Ciri-ciri Laporan

1. Lengkap

Artinya data dan fakta yang ada dalam laporan harus lengkap

2. Jelas

Sebuah laporan disebut jelas bila uraian dalam laporan tidak memberi peluang ditafsirkan secara berbeda oleh pembaca yang berbeda. Ini dapat dicapai bila bahasa yang digunakan benar dan komunikatif

3. Benar / akurat

Data dan fakta yang salah dapat menuntun pembaca membuat suatu keputusan yang salah. Jadi kebenaran dan keakuratan isi laporan sangat diperlukan.

4. Sistematis

Laporan harus diorganisasikan sedemikian rupa, dengan system pengkodean yang teratur, sehingga mudah dibaca dan diikuti oleh pembaca. Laporan yang sistematis juga menunjang unsur kejelasan yang sudah diciptakan oleh unsur – unsur bahasa.

5. Objektif

Penulis laporan tidak boleh memasukkan selera pribadi ke dalam laporannya. Pelapor harus bersikap netral dan memakai ukuran umum dalam minilai sesuatu.

6. Tepat waktu

Ketepatan waktu mutlak diperlukan, karena keterlambatan laporan bisa mengakibatkan keterlambatan pengambilan keputusan.